// Branchenfokus · Hausverwaltungen
KI-Helfer für die Verwalterpraxis: WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung, DSGVO-konform, in 6 bis 12 Wochen produktiv, ohne dass Sie Domus, Karthago oder PowerHaus austauschen müssen. Sitz Gelsenkirchen, vor Ort im Ruhrgebiet.
Kostenlos · 30 Minuten · Ohne Verpflichtung
Video · 1 Minute
Wie KI Helfer pro Mitarbeitender sechs bis acht Stunden pro Woche zurückbringen, ohne neue Software, mit Pilot in sechs bis zwölf Wochen.
// 61 Sek · Avatar V · DSGVO-konform
// Was wir lösen
01
Pro 100 verwalteten Einheiten kommen 12 bis 18 fachliche E-Mails täglich an, bei 500 Einheiten zwischen 60 und 90, bei 1.000 Einheiten zwischen 120 und 180. Triage, Eigentümer-Standardanfragen und Handwerker-Koordination fressen die ersten 90 Minuten des Tages. Wichtige Anliegen rutschen unter Werbe-Newslettern durch.
02
Die Beschluss-Sammlung ist gerichtsfest und fortlaufend zu führen. In der Praxis hängt sie nach jeder Versammlungsrunde zwei bis drei Wochen hinterher, und wird dann am Wochenende rekonstruiert. Eine vollständige Sammlung ist gleichzeitig haftungsrelevant und Beirats-sichtbar.
03
Februar bis Mai durchgehender Stress, weil Heizkostenverteiler später kommen als die Eigentümer-Geduld. Jede Abrechnung muss auf 17 BetrKV-Kostenarten geprüft werden, Verteilerschlüssel-Konsistenz zum Vorjahr nachweisen, Plausibilität bei Sonderkosten halten.
04
Der Markt für ausgebildete Verwalter ist leergefegt. Eine Kündigung bedeutet vier Monate Suche und Wechselkosten in Höhe eines halben bis ganzen Jahresgehalts der Position. Gleichzeitig fragt der Beirat der größten WEG seit zwei Jahresversammlungen nach Digitalisierung, ohne vorzeigbare Antwort wird die Verwaltung verglichen.
05
Domus, Outlook, Excel und Casavi sprechen nicht miteinander. Eigentümerwechsel werden in vier Systemen einzeln eingepflegt, die Fehlerquote unter Zeitdruck steigt. Eine neue Hauptsoftware einzuführen ist kein realistisches Projekt, eine seitliche Ergänzung schon.
// Anwendungsfelder
Jeder Use Case läuft eigenständig, lässt sich einzeln messen und ergänzt Ihre bestehende Verwaltungssoftware seitlich, kein Migrationsprojekt, kein Lock-in.
Use Case 01
Ein Agent klassifiziert eingehende Nachrichten nach Zuständigkeit (WEG-Buchhaltung, Mietverwaltung, Handwerker), priorisiert nach Dringlichkeit und beantwortet Standardanfragen mit Bezug auf den jeweiligen Vorgang.
Erwartetes Ergebnis
Typisch 4 bis 8 Stunden pro Woche im Team zurück, je nach Bestandsgröße und Nachrichten-Volumen.
Use Case 02
Der Agent extrahiert TOPs aus Versammlungs-Protokollen, strukturiert sie als Beschluss-Items mit Datum, Wortlaut, Mehrheit, Vollzugshinweis und legt einen Entwurf für die fortlaufende Sammlung an. Verantwortung und Signatur bleiben beim Verwalter.
Erwartetes Ergebnis
Aus drei Wochen Verzug wird ein Folgetag-Entwurf, prüf- und signierbar.
Use Case 03
Vor dem Versand prüft der Agent die Abrechnung auf 17 BetrKV-Kostenarten, Verteilerschlüssel-Konsistenz zum Vorjahr und auffällige Abweichungen, als Vorstufe zur menschlichen Freigabe.
Erwartetes Ergebnis
Nebenkosten-Saison Q1/Q2 ohne Wochenendarbeit, Eigentümer-Rückfragen messbar weniger.
Use Case 04
Aus Bestands- und Neuverträgen werden Fristen, Indexklauseln, Kündigungsoptionen, Renovierungsvereinbarungen extrahiert und als strukturierte Tabelle bereitgestellt, abgleichbar mit Ihrer Domus- oder Karthago-Datenbank.
Erwartetes Ergebnis
Indexmiet-Anpassungen werden nicht mehr verschlafen, Sonderkündigungsrechte sichtbar.
Use Case 05
Der Agent erkennt offene Forderungen, formuliert Mahnstufe-1-Schreiben mit Belegnachweis und bereitet Kündigungserklärungen als Entwurf vor. Die finale Kündigungserklärung wird anwaltlich oder verwalterisch geprüft und freigegeben.
Erwartetes Ergebnis
Forderungslaufzeiten verkürzen sich, juristische Sorgfalt bleibt menschlich.
// Wie wir vorgehen
Keine Strategiereise und kein Workshop-Marathon. Sieben Schritte mit klarem Ergebnis pro Schritt, jederzeit ausstiegssicher.
Schritt 01
Ein Tag in Ihrem Büro mit Ihnen und den Schlüsselfunktionen. Wir gehen Ihre Abläufe durch, identifizieren die drei bis fünf Use Cases mit dem höchsten ROI und entscheiden gemeinsam, wo der Pilot startet.
Schritt 02
Wir definieren KPIs (gesparte Stunden, Trefferquote, Eigentümer-Reaktionszeit), Baseline-Messung und einen Test-Datensatz, an dem der Agent erstmals arbeitet, ohne dass produktive Daten betroffen sind.
Schritt 03
Wir wählen das Sprachmodell (typischerweise Claude über AWS Bedrock EU oder Anthropic EU), schließen den Auftragsverarbeitungs-Vertrag, dokumentieren Trainings-Opt-out und legen Logging und Löschfristen fest.
Schritt 04
Der Agent geht früh in einen sicheren Schatten-Betrieb mit historischen WEG-Daten. Jede Woche kurzes Standup, alle vier Wochen formale Zwischen-Bewertung gegen die Baseline. Die Pilot-Garantie greift, wenn nach vier Wochen weder die E-Mail-Triage-Zeit noch der Beschluss-Sammlungs-Verzug messbar gefallen ist.
Schritt 05
Seit 2. Februar 2025 sind Betreiber verpflichtet, KI-Kompetenz im Team aufzubauen. Wir liefern Schulungs-Material, das auf Ihren konkreten Pilot und Ihren Software-Stack zugeschnitten ist, keine generische Online-Kurs-Pflicht. Dokumentation steht für VDIV-Audits oder Beirats-Vorlagen bereit.
Schritt 06
Nach acht Wochen liegen Zahlen auf dem Tisch: gesparte Stunden je Mitarbeitenden, Fehlerquote, Eigentümer-Zufriedenheit. Diese Zahlen sind beirats-präsentationsfähig und steuerlich als Betriebsausgabe nachweisbar.
Schritt 07
Nach zwölf Wochen entscheiden Sie. Rollout auf weitere Use Cases (z. B. Eigentümerwechsel-Pflege, Mahn-Workflows, Hausgeld-Anpassungen), Übergabe an Ihre interne IT, oder sauberer Ausstieg, ohne Folgekosten, ohne Lock-in.
// Pilot-Beispiel
Diese Pilot-Story ist ein typisches Profil aus der Beratungspraxis, anonymisiert, aber kalibriert an realer Größe und realen KPIs. Keine Logos, keine Namen.
Baseline
Pilot-Setup
Nach 8 Wochen
Das Profil ist plausibel, nicht repräsentativ. Ihr ROI hängt von Einheiten, Software-Stack, Mitarbeiter-Mitarbeit und der Sauberkeit Ihrer Bestandsdaten ab. Genau das misst der Readiness-Check vor dem Pilot-Start.
// Rechtlicher Rahmen
KI-Einsatz in der Hausverwaltung ist erlaubt, aber gebunden. Hier sind die Vorschriften, die wir bei jeder Architektur-Entscheidung mitprüfen.
// Häufige Fragen
Die KI erstellt einen Entwurf, sie strukturiert TOPs als Beschluss-Items mit fortlaufender Nummerierung, Wortlaut, Datum, Mehrheit und Vollzugshinweis. Die rechtliche Verantwortung und die Signatur bleiben beim Verwalter. In der Praxis liegt der Entwurf am Folgetag im Postfach. Verwalter prüft, ergänzt Vollzugshinweise und signiert; je nach Versammlungs-Komplexität 15 bis 60 Minuten.
Realistisch 8.000 bis 25.000 Euro über 6 bis 12 Wochen, abhängig von der Zahl der Use Cases. Eingeschlossen sind Readiness-Check, Architektur, AVV, EU-Hosting-Setup, Mitarbeiter-Schulung gemäß EU AI Act Art. 4 und das Pilot-Reporting. Laufende Modell-Kosten danach 50 bis 300 Euro pro Monat. Amortisation 6 bis 18 Monate, je nach Use-Case-Zahl, Bestandsgröße und Stundensatz-Ansatz.
Nur Modelle mit EU-Hosting (Anthropic EU, AWS Bedrock EU, Vertex EU), schriftlichem Auftragsverarbeitungs-Vertrag, dokumentiertem Trainings-Opt-out und technisch-organisatorischen Maßnahmen nach DSGVO Art. 32. ChatGPT-Free auf Privat-Account ist nicht zulässig. Microsoft 365 Copilot bleibt im Tenant, auch zulässig, aber AVV-Klauseln zur Eigentümer-Datenverarbeitung sind separat zu prüfen.
Ja. Der Agent prüft die 17 BetrKV-Kostenarten auf Konsistenz, vergleicht Verteilerschlüssel mit dem Vorjahr und markiert auffällige Abweichungen. Das Ergebnis ist eine Liste an Auffälligkeiten zur menschlichen Entscheidung, kein Auto-Versand. In Pilot-Setups halbiert das die Wochenend-Arbeit in der Nebenkosten-Saison.
Über E-Mail- und Datei-Schnittstellen sowie definierte Übergabe-Ordner. Die KI ergänzt Ihre bestehende Verwaltungssoftware seitlich, sie ersetzt sie nicht. Bei Domus 4000 nutzen wir typischerweise das Outlook-Add-In und einen geteilten Sharepoint. Bei Karthago läuft die Anbindung über CSV-Export und gemeinsames Laufwerk. Kein Migrationsprojekt nötig.
Ja, gerade dort. Bei kleineren Verwaltungen fällt pro Mitarbeitenden anteilig mehr Routine an. Ein Pilot auf nur einen Use Case (typischerweise E-Mail-Triage) bringt 4 bis 8 Stunden pro Woche zurück. Bei größeren Häusern wird der Hebel breiter, der Aufwand pro Einheit aber meist nicht höher.
KI kann transkribieren, TOPs strukturieren, Beschluss-Entwürfe formulieren und Anwesenheits-/MEA-Listen abgleichen. Sie ersetzt nicht die juristische Prüfung der Beschlussfähigkeit, nicht die Mehrheitsberechnung bei umstrittenen Mehrheiten und nicht die Verwalter-Verantwortung für die Niederschrift. KI ist Vorstufe, der Mensch ist Endinstanz.
KI übernimmt Erinnerungen, Mahnstufe-1-Schreiben mit Belegnachweis und Fristen-Logik. Kündigungserklärungen werden als Entwurf vorbereitet und juristisch oder verwalterisch finalisiert, nie automatisch versendet. Die Eskalation ab Mahnstufe 2 ist immer eine menschliche Entscheidung.
6 bis 12 Wochen. Vorzubereiten sind drei Dinge: ein klar abgegrenzter Use Case (gemeinsam im Readiness-Check definiert), ein Test-Postfach oder Test-Datensatz, und etwa zwei Stunden pro Woche Zeit für Feedback-Schleifen Ihrerseits. Mehr nicht. Kein Software-Roll-out, kein Workshop-Marathon.
Bei Enterprise-Verträgen mit AVV, EU-Hosting und Trainings-Opt-out fließen Ihre Daten nicht in das Modell zurück und werden nach definierten Löschfristen entfernt. Privat-Accounts (ChatGPT-Free, Claude-Free) sind für WEG-Daten nicht zulässig. Bei besonders sensiblen Mandaten existieren hybride und on-premise-Varianten, wir prüfen das im Readiness-Check.
// Vor Ort
Mein Sitz ist Gelsenkirchen, vor Ort bin ich regelmäßig in Essen, Düsseldorf, Bochum und Dortmund. Pilot-Beratung läuft hybrid: Readiness-Check und Beirats-Termine vor Ort, technische Iterationen remote.
Hoher Mietwohnungs-Anteil, WEG-Verwaltungen mit 200 bis 1.500 Einheiten als Standard. Beschluss-Sammlung und E-Mail-Triage sind die ersten Use Cases.
Mehr zu EssenAnspruchsvoller Markt, viele Eigentümer-Beiräte mit Digitalisierungs-Erwartung. Methodik-zentrierte Pilot-Stories konvertieren hier besser als Pain-Klage.
Mehr zu DüsseldorfStabiler WEG-Markt, klassisch 50 bis 800 Einheiten pro Verwaltung. Pragmatische Inhaber-Mentalität, schnelle Pilot-Entscheidungen.
Mehr zu BochumWachstum rund um Phoenix-See, weiterhin starke Mietwohnungs-Tradition. Mietvertrags-Analyse und Nebenkosten-Vorprüfung als Standard-Einstiege.
Mehr zu Dortmund// Bereit für den ersten Schritt?